Relokasi Kantor di Jakarta: Panduan Lengkap dari Cari Lokasi sampai Pindah

Sebagian besar perusahaan yang pindah kantor menghitung waktunya dari sisi yang salah. Yang dihitung adalah lama pengerjaan interior, padahal itu tahap terakhir dan justru yang paling singkat. Tahap sebelumnya, mencari lokasi dan menegosiasikan sewa, hampir selalu jauh lebih panjang dan paling sering meleset dari perkiraan.

Artikel ini memetakan seluruh perjalanan relokasi kantor di Jakarta, termasuk tahap yang bukan pekerjaan kami. Tujuannya sederhana: supaya Anda bisa menyusun jadwal yang realistis sejak awal, dan tahu siapa yang harus dihubungi di tahap mana.

Empat tahap relokasi kantor

Tahap 1: Mencari lokasi dan negosiasi sewa

Durasi: 3 bulan sampai 2 tahun.

Rentang ini terlihat ekstrem, tapi memang begitu kenyataannya. Perusahaan yang sudah tahu persis kebutuhannya, luas yang dicari, dan kisaran anggarannya bisa selesai dalam tiga bulan. Perusahaan yang masih menimbang antara beberapa kawasan, menunggu masa sewa lama berakhir, atau perlu persetujuan kantor pusat di luar negeri, bisa memakan waktu sampai dua tahun.

Tahap ini bukan pekerjaan kontraktor interior. Yang menanganinya adalah konsultan properti: mereka yang punya data ketersediaan gedung, tahu kisaran harga pasar per kawasan, dan terbiasa menegosiasikan klausul sewa.

Tahap 2: Memilih kontraktor interior

Durasi: 1 sampai 2 bulan.

Mencakup survei lokasi, penyusunan brief, presentasi arah desain, penyusunan Bill of Quantities, dan negosiasi lingkup sampai kontrak ditandatangani.

Tahap ini bisa berjalan paralel dengan akhir tahap 1, dan sebaiknya memang begitu. Banyak perusahaan baru mulai mencari kontraktor setelah kontrak sewa diteken, padahal masa sewa sudah berjalan sementara kantornya belum bisa dipakai. Rincian cara menilai kandidat kami uraikan di panduan memilih kontraktor interior.

Tahap 3: Desain dan pembangunan

Durasi: 3 sampai 8 minggu, tergantung kondisi awal ruangan.

• Bare condition: 6 sampai 8 minggu. Belum ada ceiling, lantai perlu screeding, seluruh sistem dibangun dari nol.
• Semi furnish: 4 sampai 6 minggu. Sebagian interior sudah ada, fokus pada refinish lantai dan penggantian ceiling di area kritikal.
• Furniture only: sekitar 3 minggu. Ruangan sudah siap, hanya perlu pengadaan dan instalasi furnitur.

Ketiganya sudah termasuk pengurusan izin kerja dari manajemen gedung dan waktu approval material oleh klien. Kisaran biayanya kami uraikan di panduan biaya interior kantor Jakarta.

Tahap 4: Pindahan dan serah terima

Durasi: beberapa hari sampai dua minggu.

Termasuk pemeriksaan akhir bersama, serah terima resmi, pemindahan barang dari kantor lama, dan penyelesaian defect list. Tahap terakhir ini yang paling sering diremehkan, padahal pada proyek yang bermasalah, penyelesaian defect bisa memakan waktu lebih lama daripada pembangunannya sendiri.

Total waktu yang realistis

Menjumlahkan keempat tahap, relokasi kantor di Jakarta membutuhkan:

Bandingkan dengan asumsi yang paling sering kami temui di pertemuan pertama: enam sampai delapan minggu. Angka itu benar, tapi hanya untuk tahap ketiga. Selisihnya bukan detail kecil, melainkan perbedaan antara jadwal yang bisa dipenuhi dan jadwal yang pasti meleset.

Siapa mengerjakan apa

Kami perlu menyatakannya terus terang: Intermulti tidak mencarikan atau menegosiasikan sewa kantor. Pekerjaan kami mulai setelah lokasi ditentukan, yaitu desain, perizinan, MEP, furnitur custom, pembangunan, sampai serah terima.

Untuk tahap pencarian lokasi, kami bekerja sama dengan sejumlah konsultan properti di Jakarta. Bentuknya kemitraan rujukan, dan alurnya biasanya seperti ini:

• Dari konsultan ke kami. Calon penyewa menghubungi konsultan properti, biasanya secara online. Setelah cocok dengan sebuah gedung, penyewa yang belum punya vendor fit out umumnya bertanya apakah konsultan punya rekanan interior design and build. Di titik itulah kami direkomendasikan.
• Dari kami ke konsultan. Lebih jarang, tapi terjadi. Klien lama yang berencana pindah kami rujuk ke konsultan properti agar dicarikan ruang yang sesuai kebutuhan mereka.

Rujukan biasanya terjadi di tahap awal, sebelum kesepakatan sewa final. Ini penting, karena kontraktor yang dilibatkan sebelum kontrak diteken masih bisa memberi masukan yang berdampak: apakah kondisi ruangan bare atau semi furnish, apakah gedung membatasi jam kerja, dan berapa perkiraan biaya fit out untuk ruang tersebut. Setelah kontrak diteken, hal seperti itu tidak lagi bisa diubah.

Untuk saat ini kemitraan berjalan dalam bentuk kesepakatan berbasis kepercayaan, dan satu konsultan properti sedang dalam penjajakan perjanjian kerahasiaan sebelum mulai merujuk klien mereka kepada kami.

Kesalahan penjadwalan yang paling mahal

Pola yang berulang kami temui: perusahaan menandatangani kontrak sewa dengan tanggal mulai tertentu, baru kemudian mencari kontraktor. Padahal masa sewa sudah berjalan sejak tanggal itu.

Bila pemilihan kontraktor memakan satu setengah bulan dan pembangunan enam minggu, berarti ada sekitar tiga bulan sewa yang dibayar untuk ruang yang belum bisa ditempati. Untuk kantor 500 m² di kawasan bisnis Jakarta, angkanya tidak kecil.

Cara menghindarinya sederhana: mulai proses pemilihan kontraktor saat negosiasi sewa memasuki tahap akhir, bukan setelah kontrak diteken. Dengan begitu pembangunan bisa dimulai segera setelah akses ke ruangan diberikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama proses relokasi kantor dari awal sampai bisa ditempati?

Paling cepat sekitar 5 sampai 6 bulan, dan bisa mencapai 2,5 tahun. Rinciannya: pencarian lokasi dan negosiasi sewa 3 bulan sampai 2 tahun, pemilihan kontraktor 1 sampai 2 bulan, pembangunan 3 sampai 8 minggu tergantung kondisi ruangan, serta pindahan dan serah terima beberapa hari sampai dua minggu.

Apakah Intermulti membantu mencari dan menegosiasikan sewa kantor?

Tidak. Pekerjaan kami dimulai setelah lokasi ditentukan. Untuk tahap pencarian lokasi, kami bekerja sama dengan sejumlah konsultan properti di Jakarta dalam bentuk kemitraan rujukan, dan dapat menghubungkan Anda dengan mereka.

Kapan sebaiknya mulai mencari kontraktor interior?

Saat negosiasi sewa memasuki tahap akhir, bukan setelah kontrak diteken. Pemilihan kontraktor memakan 1 sampai 2 bulan, sehingga bila baru dimulai setelah masa sewa berjalan, Anda membayar sewa untuk ruang yang belum bisa ditempati.

Siapa yang mengurus izin kerja dari manajemen gedung?

Kontraktor, sebagai bagian dari lingkup design and build. Gambar kerja, koordinasi IMB, dan submisi ke manajemen gedung termasuk di dalamnya, dan waktunya sudah diperhitungkan dalam durasi pembangunan.

Apakah kontraktor bisa dilibatkan sebelum kontrak sewa ditandatangani?

Sebaiknya justru begitu. Pada tahap itu kontraktor masih bisa menilai kondisi ruangan, memperkirakan biaya fit out, dan mengidentifikasi pembatasan gedung seperti jam kerja atau persyaratan teknis. Setelah kontrak diteken, hal seperti itu tidak lagi bisa dinegosiasikan.